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La transformation digitale de la trésorerie : faire mieux avec moins!

05 31 2022
The C2FO Team

Alors que l’évolution digitale de la trésorerie est souvent présentée comme incontournable, les statistiques montrent que 50 % des entreprises, en particulier les EPI, ont encore des process très manuels. En outre, la digitalisation recouvre des réalités différentes – mais aussi de nombreux mythes. Souvent, de grands projets sont mis en avant, sans pour autant se traduire par de réelles améliorations. À cet égard, se focaliser sur l’essentiel (libérer du temps au profit des tâches à plus forte valeur ajoutée et de la stratégie) semble la bonne voie à suivre.

Enjeux de la transformation digitale de la trésorerie

Enjeux réglementaires

Know your customer (KYC)

Dans certains secteurs, un KYC externe approfondi est indispensable. C’est particulièrement le cas du secteur bancaire, a fortiori dans les zones peu digitalisées : suivi des frais bancaires, positions et pouvoirs bancaires, connexion bancaire, lutte contre le blanchiment, etc. En outre, cet enjeu est accru dans les pays sous sanctions. Les autorités questionnent d’ailleurs de plus en plus les entreprises sur le risque client. Par ailleurs, dès qu’un fournisseur bancaire est intégré , le KYC doit être complété par un CIRA, contrôle d’intégrité des relations d’affaires. L’Agence française anti-corruption (AFA) est très vigilante, pour ne pas dire très pressante, en la matière.

Le KYC interne est tout aussi important, notamment dans le cadre de la qualification des fournisseurs. Un process digitalisé impliquant les différentes parties prenantes permet de bien organiser cette qualification.

Compliance

Le contexte réglementaire évolue en permanence et les contrôles s’amplifient de jour en jour. Certaines banques ont même parfois tendance à faire du zèle en posant de très nombreuses questions sur les contreparties au titre de leur devoir de vigilance. Une bonne pratique peut alors consister à poser des questions symétriques, pour fixer des limites.

Qui plus est, appliquer la loi Sapin peut également s’avérer très compliqué et chronophage. Des entreprises commencent ainsi à mettre en place des automatismes pour contrôler les opérations comptables susceptibles d’être auditées par l’AFA.

Blockchain

Dans ce contexte, un sujet devient incontournable : la blockchain, au sens de deux parties qui échangent des informations de sécurité pour éviter d’avoir à se poser en permanence les mêmes questions sur les mêmes contreparties, en brassant des masses de data jamais à jour.

Enjeux liés à la data

Aide à la décision

Les entreprises ne savent pas toujours comment interpréter et exploiter la data, qui peut pourtant constituer un efficace outil d’aide à la décision – a fortiori en matière de surveillance et lutte contre la fraude.

Aide à la prévision

Exploiter efficacement les données est également indispensable pour construire un budget et affiner les prévisions de trésorerie, y compris de cash.

Enjeux de ROI

Un autre enjeu est celui du ROI de la digitalisation de la fonction Trésorerie, qu’il s’agisse des moyens ou des équipes. Cela implique d’évaluer les coûts au regard des gains attendus.

Freins et écueils à éviter

Outils

Il existe encore peu d’outils digitaux pour traiter le KYC, qui reste une démarche très administrative. En outre, il existe quasiment autant de formulaires de déclaration fiscale ou de pouvoirs bancaires que de banques. Or ces demandes sont très régulières et nombreuses dans l’année. Dans le domaine de la lutte contre la fraude, des solutions commencent à émerger sur le marché, mais elles ne concernent pas encore tous les pays. Plus globalement, l’absence de standards, donc de solution universelle, explique à coup sûr que la nécessaire amélioration de la cybersécurité soit une problématique récurrente depuis une dizaine d’années.

En somme, il semble urgent de déployer aussi largement que possible les solutions qui font déjà la preuve de leur efficacité dans certains pays. Or l’un des principaux obstacles à l’uniformisation des process vient de la variation du niveau d’exigence d’une banque à l’autre.

Compétences

Le risque existe d’avoir des équipes de plus en plus constituées d’informaticiens en charge de la maintenance des outils, et de moins en moins de trésoriers. Il importe aussi de prendre garde à ce que la digitalisation n’étouffe pas le sens critique et rende peu compréhensible le métier de la Trésorerie. Pour éviter ces écueils, la digitalisation doit être sélective : il ne s’agit de tout automatiser, mais de viser en priorité les tâches les plus chronophages, en l’occurrence la collecte d’informations.

Bonnes pratiques et moyens (Organisation, gouvernance, process, outils)

Un sponsorship fort

La transformation digitale de la trésorerie doit être poussée au plus haut niveau de l’entreprise.

Use case et cash forecasting

Procéder par use case est fondamental pour établir le rapport coûts/bénéfices attendus à un horizon défini. La logique de cash forecasting peut s’avérer intéressante également, sous réserve de disposer d’un outil fiable. Plus globalement, la notion d’arbitrage sur la base du ROI est clé.

Des outils et process adaptés

La connectivité API permet de contrôler automatiquement une grande partie des contreparties – même si des améliorations restent encore à faire. Les banques internalisent de plus en plus ce type de solutions, qu’elles proposent dans des packages. Mais il importe aussi que les entreprises développent leurs propres systèmes, afin de pouvoir agir en amont.

Par ailleurs, pour résoudre la problématique de la diversité des formulaires des banques et autorités, certaines entreprises ont fait le choix d’élaborer un document unique signé par le Chief Compliance Officer plutôt que par le Trésorier. L’étape suivante consiste à passer d’une transmission manuelle à la mise à disposition sur une plateforme. En l’occurrence, la digitalisation peut aider à standardiser les documents et à les publier. La pandémie de Covid a permis un gain de temps et d’efficacité non négligeable, en forçant les banques à accepter l’envoi de documents digitalisés dans la mise en place des financements, ce qu’elles refusaient auparavant. L’hétérogénéité des approches vis-à-vis de la signature électronique reste malgré tout très forte.

Le machine learning et les datalakes sont également des leviers efficaces.

En conclusion

KYC et parties prenantes

Pour ne pas subir les demandes des banques, il semble pertinent de se doter de formats propriétaires dans lesquels uniformiser toute l’information qui sera délivrée au titre des KYC. La digitalisation peut alors faciliter la récupération de tous les documents utiles, sous un format numérique permettant la publication sur une plateforme ouverte aux banques. Dans la même optique, le document d’enregistrement universel mérite d’être à la fois quantitatif (publication de data) et qualitatif (description des mesures mises en place en termes de formation et bonnes pratiques anti-corruption).

La transformation digitale concerne aussi les parties prenantes, qu’elles soient internes (numérisation de toutes les relations de trésorerie avec les filiales, par exemple) ou externes (simplification de la connaissance des tiers et compliance). La qualité des data est cruciale, de même que leur actualisation – laquelle est plus simple lors de l’entrée en relation avec un tiers qu’en cours de vie dans la mesure où il arrive qu’un même tiers soit identifié sous des vocables différents. Dans cette optique, une base unique qui irrigue l’ensemble des systèmes constitue une solution efficace.

Gestion de la fraude

Même sans automatiser intégralement la vigilance la fraude, les outils digitaux présentent un réel intérêt pour les paiements fournisseurs : vérification de la validité, gestion des chèques en masse, répercussion des changements d’IBAN ou facilitation de la gestion manuelle des call-backs en cas d’échec, par exemple.

En interne, certains process méritent d’être développés, comme la séparation des tâches, les quatre yeux ou la double signature pour les paiements qui dépassent un certain seuil. Des workflows dédiés peuvent aussi simplifier aussi la gestion des exceptions (paiements fiscaux, paiements uniques spécifiques, etc.) et le suivi de leur bonne exécution.

Connexions bancaires

Il reste encore beaucoup à faire pour la digitalisation des connexions bancaires ou remplacer les systèmes existants, déjà anciens, afin de les rendre plus transparents. La technologie progresse vite, dans ce domaine. Celle des cartes, notamment, est très utile.

Prévision

« Trop de prévision tue la prévision ! » Il est essentiel que les modèles de cash forecast matchent avec les besoins de l’entreprise, ainsi qu’avec son cycle de prévision/reprojection. Dans les entreprises constituées en multiples filiales, la définition de règles claires et homogènes est indispensable à la bonne exploitation des données.

Dans ce domaine comme dans les autres, la qualité et la fiabilité des données sont des notions clés – dans le respect du niveau de détail le plus pertinent. À horizon de 4 ou 5 ans, par exemple, plusieurs événements disruptifs peuvent casser les modèles et une projection au centime n’a pas de réel intérêt. Mieux vaut savoir réagir vite pour s’adapter aux situations. À cet égard, l’intelligence artificielle doit aller de pair avec une capacité d’analyse et d’étude.

Plusieurs bonnes pratiques émergent : standardiser l’interface entre l’ERP et l’outil de BI, travailler en étroite collaboration avec les équipes business, travailler sur la fiabilité des données et de la comptabilité (enregistrement des factures, etc.). Les objectifs recherchés par cette transformation digitale sont la réduction du nombre d’ETP autour du cash forecast, l’amélioration de la fiabilité de la prévision à divers horizons et notamment pour les atterrissages de fin d’année et l’amélioration à court terme des placements financiers.

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